Proč automatické odpovědi při nepřítomnosti všechny otravují
Znáte ten moment. Pošlete důležitý e-mail kolegovi a během vteřiny vám dorazí zpět něco jako: „Děkuji za vaši zprávu. Momentálně jsem mimo kancelář a vrátím se dne…“ Konec. Komunikace zamrzla, nadšení vyprchalo. Právě takové automatické odpovědi se staly jedním z nejjasnějších symbolů bezduchého firemního světa.
Ale co kdybychom to celé pojali úplně jinak? Co kdyby zpráva o vaší nepřítomnosti nebyla nudnou administrativní nutností, ale malým průzorem do vaší osobnosti?
Jak vlastně tradice „out of office“ zpráv vznikla
Automatické odpovědi se zrodily z naprosto praktického důvodu — informovat ostatní, že u počítače nikdo nesedí. Původní myšlenka byla přímočará a dávala smysl. Problém přišel ve chvíli, kdy se ze šablony stala norma a z normy nepsaný zákon firemní komunikace.
Dnes drtivá většina lidí prostě zkopíruje text od kolegy, přepíše datum a odešle. Výsledek je předvídatelný — tisíce totožných zpráv denně obíhají světem. Žádná přidaná hodnota, žádný lidský rozměr.
Zpráva o nepřítomnosti jako nevyužitá příležitost
Někteří lidé ale začali zkoušet něco jiného. Místo sterilního oznámení napsali věci, které příjemce skutečně zaujaly — vtipnou poznámku, upřímné sdělení, nebo třeba krátkou úvahu o tom, proč si vlastně dovolenou berou.
Výsledky byly překvapivé. Lidé na takové zprávy reagovali kladně. Odpovídali, přestože původně neměli důvod. Vzájemný vztah se prohloubil, a to i přesto, že jeden z účastníků seděl někde daleko od notebooku.
Co funguje výrazně lépe než standardní šablona
- Upřímnost ohledně důvodu nepřítomnosti — ne každý musí psát „jsem na konferenci“, když ve skutečnosti konečně dočerpává přepracovanou dovolenou
- Konkrétní náhradní kontakt — jméno kolegy s přímým telefonním číslem působí mnohem důvěryhodněji než neurčité „obraťte se na naši podporu“
- Nenucený humor nebo osobní tón — jediná věta, která prozradí, kdo za zprávou stojí jako člověk, a ne jen jako pracovní pozice
- Realistický termín reakce — „odpovím do dvou pracovních dnů po návratu“ je poctivější příslib než vágní „co nejdříve“
„Až se vrátím, budu někdo jiný“ — a to je myšleno vážně
Jedna z nejpodnětněji myšlenek spojených s tímto tématem říká, že doba nepřítomnosti — ať jde o dovolenou, sabbatical nebo nemoc — člověka skutečně proměňuje. Návrat do práce pak není pouhé pokračování, ale svého druhu nový začátek.
Zpráva o nepřítomnosti může tuto proměnu naznačit předem. Místo robotického hlášení se může stát tichým příslibem: odcházím jako jeden člověk, vracím se jako jiný. A to stojí za to říct nahlas.
Kdy je naopak stručnost tou správnou volbou
Není ale třeba to přehánět. V určitých prostředích — zejména v právu, zdravotnictví nebo při komunikaci s úřady — je přesná a věcná informace jednoduše to, co situace vyžaduje. Kreativita má svoje místo, ale rozhodně ne všude.
Klíčem je uvědomit si, kdo vám obvykle píše a co od vaší zprávy vlastně očekává. Interní kolega ocení lidský tón. Klient z konzervativního odvětví naopak pravděpodobně uvítá jasnost a přehlednost.
Malá změna, která zanechá velký dojem
Automatická odpověď při nepřítomnosti je možná nejpodceňovanějším komunikačním nástrojem, který vůbec máme. Věnujeme jí třicet vteřin, přestože ji přečtou desítky nebo stovky lidí. Vyplatí se vzít ji vážně.
Příště, než znovu vytáhnete loňskou šablonu, zkuste přidat jednu větu navíc. Jednu větu, která prozradí, kdo jste. Možná vás překvapí, jak moc na tom záleží.
